1)     Obowiązki informacyjne w ramach rekrutacji:

Nowe przepisy kp, które zaczną obowiązywać od dnia 24 grudnia 2025 r. nakładają na pracodawcę obowiązek przekazania kandydatowi (kandydatce) do pracy:

a)     informacji o wynagrodzeniu, jego podstawowej wysokości lub przedziale,

b)     odpowiednich postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (jeśli pracodawca jest objęty takim układem lub obowiązuje u niego regulamin).

Oznacza to, że od ww. daty 24.12.2025 r. będą Państwo jako pracodawcy zobowiązani do przekazania ww. informacji w czasie procesu rekrutacyjnego, jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Zgodnie z brzmieniem art. 18^3c § 2 kp pojęcie wynagrodzenia należy rozumieć szeroko i obejmuje ono wszystkie jego składniki, bez względu na ich nazwę i charakter, a także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane pracownikom w formie pieniężnej lub w innej. Stąd pod pojęciem wynagrodzenia kryje się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również:

1. dodatki (np. stażowy),
2. nagrody (wszelkiego rodzaju),
3. premie regulaminowe (roczna itp.),
4. świadczenia niepieniężne (np. samochód służbowy),
5. benefity (np. prywatna opieka medyczna, karta Multisport)

Ma to zapewnić kandydatowi (kandydatce) świadome i przejrzyste negocjacje warunków płacowych. Wraz z informacją o wysokości wynagrodzenia, będą Państwo musieli udostępnić osobie starającej się o pracę wyciąg postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania w części dotyczącej zasad tj. przyznawania, wyliczania wynagrodzenia za pracę. Regulaminem wynagradzania będzie również regulamin premiowania (jeśli stanowi u Państwa odrębny dokument) w zakresie ustalania zasad przyznawania i wyliczania świadczeń innych niż wynagrodzenie zasadnicze. Nie będzie zatem wystarczające przekazanie całego dokumentu, np. regulaminu. Powinni Państwo wybrać odpowiednie postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania) dotyczące danego stanowiska i przekazać je kandydatowi.

Informacja o wynagrodzeniu musi być przekazana:

1)     z wyprzedzeniem, które umożliwi kandydatowi/ce zapoznanie się z tymi informacjami (np. na dzień lub kilka dni przed zaplanowaną rozmową kwalifikacyjną),

2)     w postaci papierowej lub elektronicznej,

3)     w ogłoszeniu o naborze na stanowisko lub

4)     przed rozmową kwalifikacyjną, jeśli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu – tak, aby kandydat/ka miał/a realną możliwość negocjacji wynagrodzenia podczas samej rozmowy lub

5)     przed nawiązaniem stosunku pracy (zawarciem umowy o pracę) – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

Wskazać należy, iż po zmianach kp nie zobowiązuje pracodawców do przekazywania informacji o wynagrodzeniu w ogłoszeniu o pracę, aczkolwiek w praktyce jest to spotykana forma zapoznania kandydata do pracy z ww. informacjami, których podanie od dnia 24.12.2025 r. będzie już wymagane w ogłoszeniu o pracę lub w inny sposób, np. przed rozmową kwalifikacyjną z kandydatem. Wybór, na którym etapie pracodawca przekaże powyższe informacje, zależy zatem od ukształtowania procesu rekrutacji i od Państwa decyzji jako pracodawcy. Obowiązek informacyjny może być spełniony zarówno poprzez zamieszczenie stosownej informacji bezpośrednio w formularzu ogłoszenia o pracę lub poprzez np. wysłanie e-maila do kandydata/ki.

Ponadto, należy pamiętać, iż od 24.12.2025 r. i po zmianie brzmienia art. 22¹ § 1 pkt 6 kp nie będą Państwo mogli w procesie rekrutacji pytać pracownika o wynagrodzenie w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy. Z kolei mogą Państwo pytać o oczekiwane przez pracownika wynagrodzenie.

Nowy przepis art. 18^3ca § 3 kp, który wejdzie w życie w dniu 24.12.2025 r., wymaga, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący. To oznacza konieczność unikania sformułowań, które wskazują na preferencje wobec kandydatów ze względu na płeć. Nowy obowiązek dotyczy stosowania od dnia 24.12.2025 r. neutralnych nazw stanowisk nie tylko w ogłoszeniu o pracę, ale również np. w systemach wewnętrznych, regulaminach, procedurach, politykach, opisach stanowisk. W trakcie procesu rekrutacyjnego, w tym podczas rozmów z kandydatami, pracodawca nie może w żaden sposób sugerować, iż dana oferta pracy jest skierowana do osoby konkretnej płci. Obowiązek ten dotyczy nie tylko nazw stanowisk, ale także innych sformułowań oraz przebiegu indywidualnych spotkań z kandydatami.

2)     Zmiany dotyczące neutralności stanowisk:

Zgodnie z nowym art. 18^3ca §3 kp, który będzie obowiązywał od 24 grudnia 2025 r. „Pracodawca zapewnia, aby ogłoszenia o naborze na stanowisko oraz nazwy stanowisk były neutralne pod względem płci, a proces rekrutacyjny przebiegał w sposób niedyskryminujący.” 

 

Zgodnie z literalną treścią ww. przepisu, neutralność nazw może zatem dotyczyć zarówno nowych stanowisk, jak i stanowisk już istniejących, gdyż przepis wprost nie wyklucza ze swojego obowiązywania stanowisk już utworzonych i nazwanych przed 24.12.2025 r. Tym samym, bezpieczna i pożądana będzie zmiana nazw stanowisk w wewnętrznej dokumentacji pracowniczej, w tym w regulaminie pracy. W doktrynie pojawia się również stanowisko, zgodnie z którym zmiana nazw powinna dotyczyć także obowiązujących już umów. Co do konieczności zmiany nazw stanowisk w zawartych już umowach o pracę, mamy wątpliwości czy obowiązek ten będzie wynikał z nowego art. 18^3ca §3 kp. W ramach ostrożności warto rozważyć zmianę nazw stanowisk w zawartych już umowach z pracownikami. Nie można wykluczyć w przyszłości takiej szerokiej interpretacji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy odnośnie obowiązku zmiany nazw stanowisk w zawartych już umowach z pracownikami.

Na chwilę obecną w Polsce w zakresie neutralności nazw stanowisk pracy nie ukształtowała się jeszcze jednolita praktyka, akceptowana przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, czy Państwową Inspekcję Pracy. Tym niemniej, z niedawnych, ogólnodostępnych wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, wynika, że:

"Ustawodawca nie wskazuje jednego obowiązującego modelu językowego. Pracodawca może zastosować taką formę, która w sposób jasny i neutralny opisuje stanowisko, nie sugerując płci.

W praktyce stosuje się m.in.:

• nazwy opisowe, np. „specjalista ds. księgowości”, „pracownik działu IT”,

• nazwy funkcjonalne, np. „osoba odpowiedzialna za obsługę klienta”,

• nazwy bezosobowe oparte na bezokoliczniku lub rzeczownikach odczasownikowych, np. „koordynowanie projektów – stanowisko koordynacyjne”.

 

Zastosowanie konstrukcji typu „księgowy/księgowa” jest co do zasady dopuszczalne, ponieważ obejmuje różne formy żeńskie i męskie.

Określenia takie jak „osoba księgowa” czy „osoba programistyczna” również mogą zostać użyte, jeżeli oddają charakter pracy i są zrozumiałe dla kandydatów."

 

Ponadto MRPiPS zaznacza, że: "W przypadku stanowisk opisanych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego pracodawca każdorazowo powinien ocenić, czy ustawowa nazwa nie ogranicza dostępu do rekrutacji osobom różnej płci. W razie wątpliwości możliwe jest zastosowanie form opisowych lub doprecyzowujących."

 

Mimo, że te wyjaśnienia Ministerstwa nie są powszechnie wiążącą wykładnią, to jednak mogą okazać się dość przydatnymi wskazówkami dla pracodawców.